Quản lý tài chính trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: Thách thức và giải pháp trong kỷ nguyên số
Last updated
Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động, việc quản lý tài chính hiệu quả không chỉ là nền tảng sống còn mà còn là động lực tăng trưởng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn đang loay hoay giữa các công cụ thủ công, quy trình phân tán, dữ liệu thiếu nhất quán – dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng về dòng tiền, chi phí và hiệu suất quản lý.
Vậy làm thế nào để SMEs có thể kiểm soát tài chính một cách bài bản, tối ưu chi phí vận hành và gia tăng lợi nhuận? Bài viết này sẽ phân tích những khó khăn phổ biến trong quản lý tài chính và đề xuất giải pháp hiện đại, đặc biệt tập trung vào vai trò của số hóa và phần mềm quản trị chuyên dụng.
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng các công cụ rời rạc như Excel để theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và tài sản. Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót dữ liệu, khó đối soát và truy xuất báo cáo.
Trong nhiều đơn vị, quy trình mua sắm vật tư hàng hóa còn thực hiện thủ công hoặc thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Điều này dẫn đến tình trạng mua thừa, mua thiếu, không đồng bộ với nhu cầu sản xuất thực tế – ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả vận hành. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình mẫu hiệu quả tại để xây dựng hệ thống nội bộ chuẩn hóa hơn.
Doanh nghiệp không thể theo dõi doanh thu thực tế theo từng kênh bán, từng dòng sản phẩm hay từng khu vực thị trường. Việc tổng hợp số liệu thủ công mất nhiều thời gian, không phản ánh đúng tình hình kinh doanh để nhà quản trị ra quyết định kịp thời. Việc sử dụng chuyên biệt có thể giúp giải quyết triệt để vấn đề này.
Trong kỷ nguyên số, phần mềm kế toán và các công cụ quản trị tích hợp đóng vai trò then chốt giúp SMEs vượt qua những rào cản truyền thống. Việc đầu tư đúng giải pháp không chỉ giúp kiểm soát tài chính chặt chẽ mà còn mở rộng khả năng tăng trưởng dài hạn.
Với doanh nghiệp sản xuất, việc tính giá thành, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi nhập – xuất – tồn kho, phân bổ chi phí theo từng công đoạn là cực kỳ phức tạp. Sử dụng giúp tự động hóa toàn bộ quy trình này, loại bỏ lỗi thủ công, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.
Báo cáo là công cụ cốt lõi để doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, nếu báo cáo không phản ánh đầy đủ hoặc chậm trễ, doanh nghiệp sẽ mất đi “bản đồ định hướng”.
Quản trị tài chính không chỉ là nhiệm vụ của phòng kế toán mà là trách nhiệm chung của toàn doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Việc số hóa bằng các phần mềm chuyên biệt như kế toán sản xuất, quản lý doanh thu, công nợ hay xây dựng hệ thống báo cáo tài chính chuẩn mực sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ vượt qua khó khăn, tối ưu nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Thay vì quản lý theo cảm tính hay phụ thuộc vào quy trình thủ công, đã đến lúc các doanh nghiệp SMEs cần trang bị cho mình những công cụ bài bản để kiểm soát mọi khía cạnh tài chính – từ thu chi, sản xuất, mua sắm cho đến thanh lý tài sản.
Cùng chủ đề:
Một trong những “điểm mù” phổ biến trong quản trị tài chính là công nợ. Khi không có hệ thống kiểm soát công nợ bài bản, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “quên thu – nhớ trả” hoặc mất khả năng theo dõi trạng thái khách hàng. Việc triển khai giúp theo dõi công nợ theo thời gian thực, cảnh báo quá hạn và phân tích năng lực thanh toán của đối tác.
Việc tổng hợp báo cáo chi tiết về giá trị đơn hàng, tần suất nhập, nhà cung cấp, thời gian giao hàng… giúp doanh nghiệp nhận diện được những điểm bất hợp lý trong hoạt động mua sắm. Sử dụng chuyên biệt từ phần mềm giúp nhà quản lý kiểm soát đầu vào chặt chẽ và đàm phán hiệu quả hơn với nhà cung cấp.
Tài sản không còn sử dụng nếu không được ghi nhận và xử lý đúng sẽ gây lãng phí và méo mó báo cáo tài chính. Bằng cách thiết lập hệ thống , doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác tài sản không còn sử dụng, định giá hợp lý và tái phân bổ dòng tiền hiệu quả.